Das Bewerber-Auswahlverfahren: Kriterien, Ablauf, Dauer

Was ist ein Auswahlverfahren bei Bewerbungen?

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Das Bewerbungsauswahlverfahren, auch kurz Bewerbungsverfahren oder Bewerberauswahlverfahren genannt, dient dazu, aus der Vielzahl der erhaltenen Bewerbungen, den nach den verfügbaren Informationen und Eindrücken passendsten Bewerber in einem zumeist genau festgelegten Prozess zu ermitteln.

Welche Kriterien zählen im Bewerbungsauswahlverfahren?

Zum einen zählt ihr Bewerberprofil. Das heißt, wie gut das, was man aus Ihrer Bewerbung schon über Sie weiß, zu den festgelegten Anforderungen der zu besetzenden Stelle passt. Dafür ist es besonders wichtig, bereits im Vorfeld die eigenen Bewerbungsunterlagen genau auf diese Kriterien des Bewerbungsverfahrens auszurichten.

Wie Sie Ihre Bewerbungsunterlagen im Hinblick auf das Bewerbungsauswahlverfahren besonders überzeugend ausrichten können, erfahren Sie detailliert und umfassend in meinem Ratgeber „Klüger bewerben, aber richtig!“ Band 1: „Wie die Bewerbung den Nerv der Personalentscheider trifft“.
Band 1 bildet zugleich die Grundlage für den darauf aufbauenden Band 2: „Im Auswahlverfahren der Bewerbung gekonnt überzeugen“.

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Weitere Kriterien ergeben sich aus Ihrem persönlichen Auftritt und Verhalten sowie aus Ihren Antworten im Bewerbungs-Auswahlverfahren zum Beispiel in einem Telefoninterview, im Bewerbungsgespräch, in einem online geführten Video-Interview oder in einem Assessment Center. Dort zählt als Kriterium neben dem Erfüllen der formalen Anforderungen auch, wie gut Sie sich „verkaufen“ können, also Ihre Gesprächspartner von sich überzeugen können.

Sich gut verkaufen gelingt vielen jedoch nicht. Oft wirken solche Versuche es nur aufgesetzt und deplatziert. Nur wenige wissen, was gutes Verkaufen ausmacht. Wie man im Bewerbungs-Auswahlverfahren nicht nur inhaltlich überzeugt, sondern sich zugleich auch überzeugend verkauft, kann man sich jedoch aneignen. Wie das geht, erfahren Sie ausführlich in meinem Ratgeber „Klüger bewerben, aber richtig!“ Band 2: „Im Auswahlverfahren der Bewerbung gekonnt überzeugen“.

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Wie lange dauert ein Bewerberauswahlverfahren?

Die Dauer eines Bewerbungsauswahlverfahrens beträgt zumeist mehrere Wochen, in Ausnahmefällen auch Monate. Selten ist es aber auch deutlich kürzer, zum Beispiel, wenn die Stelle sehr zeitnah besetzt werden muss. Das Bewerbungsverfahren beginnt in der Regel nach Abschluss des Bewerbungseingangs, meist nicht früher als ein paar Wochen nach Veröffentlichung der Stellenausschreibung. Die recht lange Dauer liegt vor allem daran, dass im Bewerbungs-Auswahlverfahren mit einer größeren Anzahl von Bewerbern mehrere Stufen durchlaufen werden müssen. Zudem sind in den Betrieben zumeist Personen aus verschiedenen Funktionen an dem Bewerbungs-Auswahlverfahren beteiligt, die z.T. nur begrenzte Zeit dafür zur Verfügung stehen können. Außerdem sind in den Unternehmen nebenher auch noch andere Arbeiten zu leiten, sodass nicht die gesamte Zeit nur für das Bewerbungsauswahlverfahren aufgebracht werden kann. Deshalb werden Bewerbungsverfahren meist so rechtzeitig vor dem Termin der Stellenbesetzung geplant, dass man sich bis dahin genügend lange Zeit lassen kann.

Wie läuft das Bewerbungsverfahren ab?

Der Ablauf beginnt in aller Regel mit einer Vorauswahl. Dafür werden die Bewerbungsunterlagen gesichtet, d.h. das Bewerbungsschreiben, der Lebenslauf, die Arbeitszeugnisse, die Schul- und Ausbildungs- oder Hochschulabschlusszeugnisse sowie eventuelle weitere Qualifikationsbelege. Die daraus hervorgehenden Informationen und Eindrücke werden mit den Anforderungen der Stelle abgeglichen.

Meist erhalten jene Kandidaten, deren Bewerbungen schon in dieser Phase des Bewerbungsauswahlverfahrens ausscheiden, umgehend ihre Absage. Mit ihnen will man sich gar nicht länger befassen, weil ihr Ausscheiden klar ist und es das Auswahlverfahren ansonsten nur unnötig belasten und in die Länge ziehen würde.

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Der weitere Ablauf des Bewerbungs-Auswahlverfahrens

kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. So gibt es bei manchen zum Beispiel noch spezielle Testverfahren, die zusätzlich zu einem persönlichen Kennenlernen absolviert und bestanden werden müssen. In den meisten Fällen folgt der Vorauswahl aber eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch – auch Bewerbungsgespräch genannt – seltener zu einem Assessment Center. Dem Vorstellungsgespräch kann noch eine telefonische Befragung vorausgehen, ein sogenanntes „Telefoninterview“. Ein solches lässt sich noch der Vorauswahl zuordnen. Ein weitere Variante des Vorstellungsgesprächs, die vor allem während der Corona-Pandemie zur Blütezeit gekommen ist, aber auch später noch fortgeführt wurde, sind online geführte Video-Interviews, wobei die Bezeichnung „Interview“ – wie auch beim Telefoninterview – für „Job Interview“ steht, was soviel heißt, wie Vorstellungsgespräch.

Im Bewerbungsverfahren von sich überzeugen

All diese Varianten der persönlichen Vorstellung im Bewerbungsauswahlverfahren, Telefoninterviews, Vorstellungsgespräche, Online-Interviews und Assessment Center, haben ihre jeweils eigenen, speziellen Anforderungen. Auf diese nicht jeweils anforderungsgerecht vorbereitet zu sein, kann leicht zu unerwünschten Nachteilen bei den anschließenden Personalentscheidungen führen. Wer im Bewerbungs-Auswahlverfahren seine Chancen wahren will, ist deshalb gut beraten, sich wirklich gründlich auch auf die ihn erwartenden Varianten des persönlichen Vorstellens vorzubereiten. Und dazu gehört nicht nur Standardantworten auf wahrscheinliche Fragen auswendig zu lernen. Viel wichtiger sind der Gesamteindruck und auch die Authentizität des Bewerbers.

Was Sie im Telefoninterview, im Vorstellungsgespräch, im Online-Interview und im Assessment Center alles tun können, um einen bestmöglichen Eindruck zu erzeugen, und von sich zu überzeugen, erfahren Sie umfassend in meinem Ratgeber „Klüger bewerben, aber richtig!“ Band 2: „Im Auswahlverfahren der Bewerbung gekonnt überzeugen“.

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Ein zweites Gespräch im Bewerbungsauswahlverfahren führen

Oft kommt es vor, dass Kandidaten, die die erste Vorstellungsrunde des Bewerbungsverfahrens grundsätzlich bestanden haben, noch zu einem zweiten Gespräch eingeladen werden. Viele verunsichert das. Was hat es damit auf sich? Ein zweites Gespräch – manchmal auch noch ein drittes und sogar viertes – ist meist von vornherein für das Bewerbungs-Auswahlverfahren vorgesehen. Dazu eingeladen zu werden hießt zumeist nicht, dass man noch nicht richtig von sich überzeugt hat. Vielmehr sagt es aus, dass man die jeweils vorherige Runde schon mal „bestanden“ hat. Und das ist ja doch ein gutes Zeichen. Aber es sagt auch, dass die abschließende Personalentscheidung des Bewerbungsauswahlverfahrens noch nicht gefallen ist. Eine oder mehrere Runden der Vorstellung werden meisten nötig, wenn zum Beispiel verschiedene Personen des Unternehmens aus der Auswahl beteiligt sind, sie ihre Vorstellungsgespräche aber separat führen. Ein anderer Grund für ein zweites oder auch weiteres Gespräch kann sein, dass die verschiedenen zu besprechenden Themen von vornherein auf mehrere Termine verteilt werden.

Wie auch immer – in jedem Gespräch des Bewerbungs-Auswahlverfahrens, ob erstes, zweites oder drittes – müssen Sie unabhängig von den Vorangegangenen von sich überzeugen. Und auf jedes müssen Sie dafür bestens vorbereitet sein. Das ist alles andere als banal und der Erfolg im Bewerbungsverfahren kommt nicht von allein. Erfolg im Auswahlverfahren ist sehr weitgehend eine Folge der richtigen und gründlichen Vorbereitung. Diese Vorbereitung auf den verschiedenen Ebenen der Überzeugung und mit der Kunst, sich gut zu verkaufen bietet Ihnen mein Ratgeber „Klüger bewerben, aber richtig!“ Band 2: „Im Auswahlverfahren der Bewerbung gekonnt überzeugen“.

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Das Bewerbungsverfahren aus Sicht der Arbeitgeber

Für Arbeitgeber ist das Bewerberauswahlverfahren ein hoch erfolgskritischer Prozess. Personelle Fehlentscheidungen bei der Bewerberauswahl können die betriebliche Performance erheblich beeinträchtigen. Gerade Selbstständige und Betriebe ohne Personalfachkräfte, z.B. Startups und KMU (kleine und mittelgroße Unternehmen), sind vielfach auf ihr Bauchgefühl angewiesen, wenn es um die verschiedenen zu treffenden Entscheidungen im Bewerbungs-Auswahlverfahren geht. Ohne Kenntnis der entscheidenden Kriterien, Techniken und Mechanismen der Personalauswahl gerät diese leicht zum Vabanque-Spiel.

Solchen Arbeitgebern bietet mein Ratgeber „Recruiting für Selbstständige und Betriebe ohne Personalfachkräfte“ einen praktischen Leitfaden mit Tipps und Anleitungen aus der Praxis, für die Praxis von der Personalsuche bis zum effektiven Bewerbungs-Auswahlverfahren.

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Zur Vorbereitung auf das Bewerberauswahlverfahren für Bewerber:

Erfahren Sie auf Basis meiner langjährigen Insider-Erfahrung sowohl in der Personalauswahl als auch in Marketing und Verkauf (Stichwort: „Selbstmarketing“, wie verkaufe ich mich richtig?) in meinem Ratgeber „Klüger bewerben, aber richtig! Im Auswahlverfahren der Bewerbung gekonnt überzeugen“, wie Sie im Telefoninterview, im Vorstellungsgespräch, im Assessment Center sowie in der Gehaltsverhandlung gewinnend überzeugen und lernen Sie die Kunst kennen, sich dabei richtig gut zu verkaufen.